Digitale Barkasse: Kassenbelege mit der App erfassen, invoiceR kontiert sie vor

Wer eine Bar- oder Handkasse führt, sammelt Quittungen im Couvert und trägt jede Einnahme und Ausgabe von Hand ein. Am Monatsende geht der Stapel an die Buchhaltung, wo jeder Beleg noch einmal abgetippt und kontiert wird.

Was ist neu

In der App erfassen: Du fotografierst die Quittung mit der invoiceR Mobile App. Sie schneidet den Beleg zu und erstellt ein PDF. Danach wählst du im Formular die Kasse. Du siehst nur die Kassen, die dir zugeteilt sind. Ist es nur eine, ist sie schon ausgewählt. Das Kassenformular wird nach deinen Bedürfnissen eingerichtet, zum Beispiel mit Einnahme oder Ausgabe, Zahlart (bar oder Bank), Betrag sowie Buchungstext und Kostenstelle aus Listen, die je Kasse konfiguriert werden. Ist eine Unterschrift vorgesehen, unterschreibst du auf dem Bildschirm. Sie kommt mit Datum als zusätzliche Seite ins PDF. Ohne Netz bleibt der Beleg auf dem Gerät, bis du ihn hochladen kannst.

Vorkontiert in invoiceR: Ist dem Buchungstext ein Konto zugeordnet, legt invoiceR die Kontierung selbst an: das Konto aus dem Buchungstext, die Kostenstelle aus der App und bei Barzahlung das Kassenkonto als Gegenkonto. Bei mehreren Mandanten ordnet invoiceR den Beleg dem Mandanten der gewählten Kasse zu. Barbelege durchlaufen danach deine Kontrolle und Visierung für Kassenbelege, per Bank bezahlte Belege laufen wie gewohnt im Kreditorenprozess.

Übergabe an die Buchhaltung: Freigegebene Barbelege gehen mit Soll und Haben je nach Einnahme oder Ausgabe und der Gegenbuchung auf dem Kassenkonto an deine Finanzbuchhaltung. Die Schnittstelle wird auf dein ERP eingerichtet.

Kassen-Dashboard: Ein Kassen-Dashboard lässt sich so einrichten, dass es die Belege je Kasse zeigt. Über Rollen schränkst du ein, wer welche Kassen sieht.

Ohne App-Update anpassbar: Kassen, Formulare und Auswahllisten sind zentral in invoiceR hinterlegt. Ändert sich etwas, übernimmt die App die neue Konfiguration automatisch. Wer welche Kasse sieht, legst du selbst in den Stammdaten fest.

Was du davon hast

Quittungen sammeln und abtippen fällt weg. Der Beleg wird dort erfasst, wo er entsteht, und liegt mit Foto digital in invoiceR. Ist dem Buchungstext ein Konto zugeordnet, erhält die Buchhaltung ihn bereits vorkontiert.