Beispiel: Diese Case Study ist eine illustrative Vorlage. Kundenname, Zahlen und Zitat
sind erfunden und werden vor der Veröffentlichung durch reale, freigegebene Kundendaten ersetzt.
Öffentliche Verwaltung
Stadt Beispielwil
Wie die Stadt Beispielwil tausende Rechnungen pro Monat IKS-konform freigibt: ohne Papier, ohne Suchen.
- Branche
- Öffentliche Verwaltung
- ERP-System
- Infoma
- Mandanten
- 9 Dienststellen
- Benutzer
- 120
- Belege / Jahr
- 60'000
- Projektdauer
- 4 Monate
Ausgangslage
Die Stadtverwaltung wickelte ihre Kreditoren über zahlreiche Ämter hinweg papierbasiert ab. In Spitzenzeiten geriet der Prozess regelmässig ins Stocken:
- Rechnungen wanderten physisch zwischen Ämtern und Dienststellen
- Freigaben verzögerten sich, weil Zuständige abwesend waren
- Die Auditfähigkeit musste für jede Prüfung mühsam hergestellt werden
- Hohe Volumina in Spitzenzeiten überforderten den manuellen Prozess
Lösung
- Digitaler Eingang über fünf Kanäle, zentral erfasst
- Hierarchische und parallele Freigabewege je nach Betrag und Dienststelle
- Automatische Stellvertretung und Eskalation bei Abwesenheit
- Lückenloser Audit-Trail, jederzeit exportierbar
- Infoma-Anbindung für Verbuchung und Kostenstellen
Resultat
Erstes vollständiges Geschäftsjahr nach Einführung.
-
60'000
Belege pro Jahr, vollständig digital verarbeitet
-
1.5 Tage
durchschnittliche Freigabedauer, vorher über eine Woche
-
100 %
der Freigaben mit nachvollziehbarem Audit-Trail
-
9
Dienststellen mit eigenen Freigaberegeln
„Für die öffentliche Hand zählt die Nachvollziehbarkeit. Mit invoiceR ist jede Freigabe dokumentiert, und unsere Prüfungen laufen heute in Stunden statt Wochen."
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